Atelier Kaïzen: quoi, comment, pourquoi?

Salut La Tranchée ! J'espère que vous avez pu profiter des quelques rayons de soleil estivaux qui nous ont été accordés !

Pour reprendre en douceur, je voudrais vous familiariser avec un pilier du Lean. Il s'agit là de la notion qui a fait toute la différence pour l'entreprise Toyota et qui fera certainement la différence pour vous aussi, chanceux membres de La Tranchée ;)

Mesdames et Messieurs, je vous présente le Kaïzen !

LE KAÏ… QUOI ?!

Non il ne s'agit pas d'une prise de karaté destinée à vous débarrasser de vos concurrents !

Le Kaïzen est avant tout un état d'esprit.

C'est grâce à lui que Toyota a su résister à de nombreux chocs tout au long de son histoire incluant une Guerre mondiale, quelques crashs boursiers et plus récemment la crise financière de 2008.

À chacun de ces épisodes, l'entreprise aurait eu mille et une raisons de mettre la clé sous la porte ou de licencier à tour de bras: écroulement des ventes, hausse des prix des matières premières, fermeture de ses fournisseurs, etc.

Mais à chaque fois, elle est la première à sortir de ces turbulences et à foncer tête baissée vers le succès, loin devant tous ses concurrents !

Le Kaïzen c'est l'art de se poser sans cesse la même question, à chaque jour que le Bon Dieu fait :

"Que pourrais-je faire aujourd'hui pour améliorer mon entreprise?"

C'est ça et rien d'autre le Kaïzen.

Pourquoi utiliser le Kaïzen

Wow! Merci Stéphane! Ça nous avance beaucoup…

Et oui, dit, comme ça, cela nous paraît niaiseux… Mais c'est bel et bien l'outil le plus simple et le plus puissant qui vous permettra de vous démarquer de votre concurrence.

Si chaque jour, vous vous posez la question, vous obtiendrez une piste d'amélioration quel que soit le domaine et le process que vous choisirez : Qualité, service client, marketing, etc.

Chaque jour, votre structure va peaufiner sa façon de faire et rester à l'affût des opportunités qui pourront lui permettre de survivre dans la jungle des affaires.

Mais encore mieux: cela vous évitera de répéter les mêmes erreurs indéfiniment.

Si vous n'êtes pas encore convaincu de l'utilité du Kaïzen, regardez tout simplement ce que font Olivier et son équipe !

Tous les jours, ils sont à la recherche d'une meilleure façon de faire, d'un chemin plus court qui pourra les mener au même résultat.

Ils sont tout le temps à se demander quel titre de mail fonctionne le mieux, comment rejoindre un segment de leur liste plus efficacement, etc…

Cette quête perpétuelle les amène en tête de leur industrie: ils ont les meilleures astuces à partager à leurs clients et ils disposent des outils les mieux adaptés à leur métier… ce qui les amène en première place.

(Bon je ne sais pas objectivement s'ils sont réellement premiers, mais en tous cas ils sont premiers dans notre coeur et c'est déjà pas mal ;) )

Blague mise à part, plus vous serez habitués à vous questionner sur le sujet, plus vous deviendrez flexibles et prêts à faire face aux aléas du marché.

Comment s'en servir concrètement?

Maintenant que vous mesurez le potentiel derrière la mise en place d'une démarche Kaïzen, que l'on peut aussi appeler une démarche d'Amélioration Continue, je vais vous expliquer comment faire pour concrétiser tout ça.

En règle générale, on organise des ateliers Kaïzen spécialement dédiés, sur une semaine.

Premièrement, vous devez être conscient que se remettre en question n'est pas chose facile. Rien que pour soi-même, on n'a pas toujours le recul nécessaire pour s'analyser.

De plus, si vous avez (tout comme moi ^^) un penchant pour la mauvaise foi, il va vous falloir un regard extérieur.

C'est pour cela que l'on n'organise JAMAIS un atelier Kaïzen seul ! Même si vous êtes tout seul dans votre entreprise, vous pourriez demander l'avis d'une personne que vous trouvez de bon conseil.

Ceci étant dit, voilà comment organiser un atelier :

• Choisir un thème ou un point d'amélioration PRÉCIS : "Améliorer nos performances" n'est pas un thème de réunion ! " Augmenter nos ventes de 25% en 2 mois" c'est déjà mieux :)
  Plus l'objectif est agressif, plus il offrira un challenge intéressant pour les participants.
• Invitez les personnes clés concernées par le thème que vous aurez choisi.
• Quelques jours avant la réunion, demandez à deux ou trois personnes de préparer un état des lieux de la situation actuelle: recueillir des données, faire des schémas, etc.
• Définissez quelle devrait être la situation future (c'est votre objectif)
• Élaborez un Plan d'Action : Définissez des tâches à accomplir, répartissez-les entre les différentes personnes et surtout donnez une date limite !
• Passez à l'action
• Évaluez le résultat de vos décisions: déterminez des indicateurs de performances pertinents pour que vous puissiez mesurer les effets de votre atelier Kaïzen dans les prochaines semaines.

Typiquement, un atelier se déroule sur une semaine en réservant 3-4 jours pour le passage à l'action.

Lorsque vous aurez mesuré le résultat de votre plan d'action, libre à vous de recommencer les étapes de manière à "raffiner" le process que vous souhaitez améliorer ou d'arrêter si vous êtes satisfaits de vos résultats… et de maintenir le cap.

Quelques astuces avant de partir

ASTUCE 1: demandez-vous "Pourquoi"… cinq fois !

Pour mener à bien votre démarche d'amélioration, vous pouvez utiliser les outils dont nous avons parlé dans l'article:

En effet, si lors de votre atelier, vous tombez sur un problème que vous souhaitez à tout prix résoudre, n'oubliez pas d'utiliser la méthodes des 5 Pourquoi(s) qui vous permettra de remonter à la cause du problème et pas seulement d'en éliminer un symptôme.

ASTUCE 2 : La satisfaction de vos Clients en priorité.

Par ailleurs, le but ultime du Kaïzen, c'est de cultiver la création de Valeur Ajoutée de façon à ce que, idéalement, il n'y ait plus aucun gaspillage et que tout le temps que vous passez à travailler serve à créer un produit qui satisfera vos clients.

C'est pour cela que je vous conseille de bien définir qui sont vos clients, car il y en a deux sortes :

Les Clients Externes : les utilisateurs du produits final.

Les Clients Internes : les personnes qui vont intervenir aux différents stades de création du produit final, autrement dit, vos collaborateurs.

Casse-tête me direz-vous? Non, pas tant que ça en réalité!

Car à chaque étape de la création, votre produit "semi-fini" va être utilisé en quelque sorte par les personnes en aval dans la chaine de Valeur Ajoutée. Ce qui implique que l'on peut (on doit) les considérer comme des clients.

Où je veux en venir:

Lorsque vous avez la brillante idée de faire une enquête de satisfaction auprès de vos clients, assurez-vous de recueillir également l'avis de vos clients internes.

Si vous parvenez à contenter vos collaborateurs cela signifie que votre produit ou service est fabriqué correctement entre les différents postes de travail et que les personnes suivantes n'ont aucun besoin de le modifier. Le travail à l'étape précédente a été fait correctement donc votre process est efficient!

Maintenez ce niveau de qualité en permanence et de cette façon, tous vos clients seront satisfaits et votre mission accomplie sans plus y réfléchir.

Alors, prêt à passer en mode Kaïzen?