5 façons de ne pas te laisser submerger par tes tâches…

Ghislaine prend sa retraite!

Pour l'occasion, tous les collègues se sont cotisés pour lui acheter un shortcake aux fraises, une carte-cadeau du Costco et décorer le bureau pour le petit 5 à 7 entre collègues organisé pour souligner son départ.

“Tu vas nous manquer Ghislaine! Profite bien de ta retraite!”

Le lundi matin suivant au bureau, ça fait un peu vide sans l'énergie et les jokes louches de Ghislaine, mais tout le monde retourne à sa routine de travail.

Une pensée te vient soudainement à l’esprit. “Ghislaine avait pas mal de dossiers en cours, est-ce que le boss va bientôt engager quelqu'un pour la remplacer?”

Une réunion d'équipe est prévue en fin d’après-midi, alors tu te laisses une note pour ne pas oublier de lui demander et tu retournes à tes tâches.

Une fois tout le monde à la table de conférence pour la réunion, le patron commence à distribuer un document de quelques pages à chacun. Il enchaîne en disant: “Étant donné que Ghislaine avait beaucoup de dossiers en cours, je vous ai attribué chacun une partie de ses tâches pour qu’on ne prenne pas de retard sur notre échéancier.”

Bon… ça répond à ta question alors…

“Il va falloir redoubler d’ardeur, mais vous êtes une équipe géniale et je sais que vous en êtes capables!” Ajoute-t-il en vous faisant un “thumbs up accompagné d’un grand sourire à moitié sincère.

C’est le genre de scénario qui est fréquent sur le marché du travail. Dans le but d’économiser sur le coût en main d’oeuvre, les postes sont restructurés pour englober plus de tâches et demandent d’être plus polyvalents et ultra efficaces. “Toutes autres tâches connexes” est devenue la formulation la mieux connue pour traduire ce phénomène dans une description de tâches.

Peut-être que tu as récemment vu ta charge de travail augmenter ou que ton poste est déjà bien fourni en “tâches connexes”, mais les probabilités sont que tu en as sûrement plein les bras et que tu n’as pas le temps de t’ennuyer!

Dans ce contexte, c’est très facile de sentir submergé par la quantité de travail à accomplir et d’avoir l’impression qu’on n’arrivera jamais à tout faire.

Résultat: on devient vite stressés, anxieux, on accumule les heures supplémentaires et on coupe dans le sommeil et les loisirs.

Je ne vois pas de meilleure façon pour se pourrir soi-même la vie. Le pire dans tout ça, c’est que ce n’est absolument pas nécessaire pour bien faire ton travail!

Pour ne pas brûler la chandelle par les deux bouts, voilà 5 trucs concrets que tu peux commencer à appliquer dès maintenant et qui vont t’aider à accomplir plus de choses en moins de temps:

1-Assiste à moins de réunions

Les réunions sont souvent la perte de temps la plus sous-estimée.

Bien sûr, certaines rencontres sont difficiles à éviter, comme les meetings d’information ou qui répondent à une procédure établie. Par contre, ce n’est pas le cas des réunions qui concernent la communication d’équipe et qui ont pour but de faire un suivi du travail, de brainstormer ou de discuter d’un projet.
Je ne dis pas qu’elles sont toujours inutiles, mais généralement elles ne sont que des façons de procrastiner et d’éviter la responsabilité individuelle des employés/employeurs de prendre des décisions.

On y passe des heures à discuter du travail qui devrait être fait sans concrètement accomplir aucun travail.

Combien de fois est-ce que c’est arrivé que tu assistes à une réunion qui dure des heures, en prenant des notes sans dire un mot, pour finalement ne jamais te servir de ces notes parce qu’elles résument des choses que tu savais déjà de toute façon ou qui ne te concernent pas?

Levez la main ceux qui sont déjà passés par là!

D’abord, une réunion ne devrait pas être tenue si elle n’aborde pas assez de contenu pertinent pour être planifiée avec un ordre du jour. Dans ce cas, le sujet devrait être brièvement discuté entre les personnes concernées, en personne, au téléphone ou bien par messagerie interne (au pire par courriel si ce n’est pas trop urgent, mais il existe maintenant tellement d’outils plus efficaces que ce n’est plus la meilleure alternative).

Les plateformes de communication/gestion de tâches comme Slack, Hipchat, Bitrix24, Asana ou encore Skype et Google Hangout pour ceux qui veulent garder ça très simple, permettent d’améliorer la communication et le suivi du travail, ce qui réduit la nécessité de tenir autant de réunions inutiles.
Alors la prochaine fois qu’une réunion sera planifiée, pose-toi les questions suivantes:

• Sur quel(s) sujet(s) portera la réunion, est-ce que ça concerne directement mon travail?
• Est-ce qu’une réunion est vraiment nécessaire pour atteindre le but visé, ou est-ce qu’un autre moyen de communication plus rapide pourrait être utilisé?

Tu as été embauché pour apporter de la valeur à l’entreprise par tes compétences. Des réunions qui ne sont pas pertinentes pour toi et qui monopolisent ton temps t’empêchent de bien réaliser ton travail et, en bout de ligne, c’est ton rendement qui est pénalisé.

Alors, si tu sens que ta présence à une réunion serait inutile, n’hésite pas à en parler à la personne qui l’a planifiée pour lui expliquer ton point de vue avec ces arguments et lui proposer des alternatives plus efficaces au besoin. De cette façon, tu pourras profiter des heures libérées pour avancer le travail qui apporte réellement des bénéfices à l’entreprise.

2-Ne répond pas en temps réel

À moins de travailler au service client d’une entreprise, tu n’as pas à répondre à tes courriels ou tes messages (peu importe la plateforme) au fur et à mesure que tu les reçois.

S’il y a urgence, c’est généralement le téléphone qui va sonner.

Prendre ses messages est une tâche qui donne l’impression d’être urgente parce qu’une icône, une notification ou un signal sonore nous alerte qu’on a un message et notre réflexe est d’aller voir immédiatement.

Résiste!

C’est beaucoup plus efficace de décider d’un moment dans la journée, idéalement quand on est le moins productif (généralement les 2-3 dernières heures de travail) et de prendre/répondre à tous les messages à ce moment-là. Une fois fait, il ne faut pas retourner prendre ses messages avant la prochaine période prévue à cet effet, le lendemain.   

De cette façon, tu vas pouvoir te concentrer sur ton travail sans être constamment interrompu, ce qui va te permettre d’accomplir plus de choses en moins de temps.

3-Ne vise pas la perfection, mais la simplicité

“Je suis tellement fier et satisfait de mon travail. Je n’ai eu à le réviser qu'une seule fois et ça me semble tout à fait convenable!” est la phrase qu’on n’a jamais entendu sortir de la bouche d’un perfectionniste. Jamais.
Il aurait beau réviser et modifier 10 fois son travail, il le trouverait à peine acceptable et ne passerait à autre chose que par obligation.

Si tu te reconnais dans cette description, j’ai une révélation à te faire: ton travail n’a pas besoin d’être parfait.

Si tu rénoves ta salle de bain et que tu veux que tes tuiles de céramiques soient installées parfaitement à l’équerre, au niveau et parallèles à l’angle de levé du soleil au solstice d’été, c’est un peu intense, mais c’est correct parce que le but de rénover ta salle de bain est qu’elle te plaise et qu’elle soit à ton goût.
Dans le cadre de ton emploi, ton but est de créer de la valeur dans le marché, pas que le fruit de ton travail corresponde à tes idéaux de perfection.

Toujours essayer d’atteindre la perfection dans ce qu’on fait demande un investissement en temps considérable. On a toujours l’impression que ça ne sera pas long, qu’on a juste “un petit changement de plus” à faire, mais on sous-estime toujours l’ampleur de ces changements et on se retrouve bien vite seul au bureau à partir le soir trois heures après tout le monde.  

Sois conscient des objectifs que tu dois atteindre avec tes tâches quotidiennes et conditionne-toi à les accomplir de la façon la plus simple possible et à passer à la tâche suivante dès que c’est fait.

Tu dois terminer un dossier de présentation: est-ce qu’il paraît bien et professionnel? Est-ce que les fautes ont été corrigées? Est-ce que les sections sont en ordre et paginées? Oui? Alors, passe au projet suivant et ne gaspille pas une heure à choisir la police d’écriture, la photo de couverture ou l'en-tête parfait.
Concentre ton attention et tes efforts sur ce qui rapporte des bénéfices concrets, pas sur ce qui est le plus fancy.    

4-Planifie tes journées

Personnellement, je termine toujours mes journées de travail en planifiant celle du lendemain. Certaines personnes préfèrent planifier leur journée le matin même, mais j’aime le feeling de commencer ma journée en sachant où je m’en vais et quels sont mes objectifs et mes priorités.

Peu importe le moment que tu choisis, l’important est de planifier ton travail. La pire chose que tu peux faire et qui va te condamner à ne plus savoir où donner de la tête est de choisir les tâches que tu réalises de façon aléatoire ou te laisser dérailler de ta trajectoire par des tâches urgentes mais pas vraiment importantes.

Planifier tes journées va te permettre de faire un suivi du travail plus efficacement et de savoir où réellement concentrer tes efforts pour obtenir le maximum de résultats. Pas besoin de passer une heure à faire de la planification, un dix/quinze minutes suffit.

Par exemple, concentre-toi chaque jour sur le dossier le plus important et détermine quelles sont les trois tâches que tu peux accomplir dans ta journée et qui vont avoir un réel impact sur l’avancement de ce dossier.

Tu peux utiliser un agenda papier ou une application comme Todoist (Windows, Mac, Android et iOS), AnyDo (Android, iOS) ou Microsoft To-do (Windows 10) ou Things 3 (pour Mac et iOS).  

Les applications permettent de planifier rapidement les tâches, de les devancer/reporter au besoin, de les trier par priorité et proposent une foule d’autres options et d’intégrations pratiques qui rendent la tâche plus simple. C’est presque comme avoir un/une assistant(e) personnel(le) que tu peux traîner dans ta poche!

5-Fixe-toi des échéanciers

C’est bien connu, un travail va prendre le temps qu’on lui accorde pour être réalisé (loi de Parkinson).
Si on se laisse une semaine pour un projet qui pourrait être réalisé en deux jours, on va planifier nos tâches sur cinq jours et prendre beaucoup plus de temps que nécessaire.

Un des meilleurs exemples: les travaux de session à l’Université. Quand un travail était donné deux mois à l’avance, est-ce qu’on travaillait vraiment d’arrache-pied pour le terminer le plus tôt possible? Ou est-ce qu’on commençait plutôt tranquillement la recherche et qu’on l’étirait sur un mois et demi pour finir par abattre 90 % du travail dans les deux dernières semaines?
…
L’échéancier crée un état d’urgence qui nous force à être très productifs pour pouvoir terminer dans les temps. Le problème, c’est que les tâches quotidiennes au travail n’ont pas forcément d’échéancier, alors on les réalise de la même façon qu’un étudiant ferait un travail de session s’il n’avait pas de date de remise: on les avance tranquillement sans trop se stresser avec ça.

Alors, avant de commencer chaque tâche, demande-toi ce que tu pourrais faire pour la compléter le plus rapidement possible (sans la bâcler bien entendu) et prends l’habitude de minuter ton travail en essayant de respecter l’échéancier que tu t’es fixé. Si tu te laisses quatre heures pour une tâche, fais tout ton possible pour l’avoir terminée après ces temps.    

Si on résume...

On se sent rapidement étouffé sous le poids de notre charge de travail quand nos tâches s’empilent sans fin les unes sur les autres.

Heureusement, il existe plusieurs trucs pour pouvoir accomplir plus de choses en moins de temps. Alors, si tu as l’impression que tu n’auras jamais assez de temps pour réaliser toutes tes tâches, essaie d’assister à moins de réunions, de ne pas répondre à tes messages en temps réel, de ne pas viser la perfection mais plutôt la simplicité, de bien planifier tes journées et de te fixer des échéanciers serrés.

Malheureusement, on ne peut pas se procurer plus de temps pour pouvoir tout faire dans la même journée, on doit se contenter de nos 24h/jour. Alors pour terminer, j’aimerais insister sur l’importance de bien réfléchir avant d’accorder de ton temps à une tâche et de t’assurer qu’elle est réellement importante.
Chaque fois que tu dis “oui” à une tâche peu importante, tu dis “non” à autre chose qui serait plus important, comme tes temps libres ou d’autres projets qui seraient plus avantageux. Bref, il ne s’agit pas de trouver l’équilibre entre nos tâches, mais d’assumer nos choix. Ce qu’on décide de ne pas faire est tout aussi important que ce qu’on décide de faire.