Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive!

Les armes de distraction massive sont subtiles et dangereuses. Elles nous frappent sans même que l’on se rende compte des dégâts qu'elles causent.

Un bon matin, au boulot, on planifie notre journée en établissant nos objectifs à atteindre, on se met au travail et à la fin de la journée on se targue d’avoir été super productif.

Pourtant, on n’a absolument rien accompli de ce qui était sur notre liste d’objectifs. A-t-on réellement été productif, ou simplement occupé?

...

La vérité est qu’on a passé la journée à réagir aux différents stimulus de notre environnement:

on est allé consulter chaque courriel au fur et à mesure que les notifications nous chantonnaient leur arrivée,
on a répondu dix fois au téléphone,
on a écouté avec intérêt un collègue avoir une conversation houleuse avec un client insatisfait,
on a donné un coup de main à un autre collègue qui est venu nous demander de l’aide,
on a répondu aux questions sur l’avancement de notre travail au manager qui est venu nous voir à l’improviste,
on a assisté à un meeting d’équipe...

Mais, au final, quel est le temps qu’on a pu passer à travailler de façon ininterrompue sur nos tâches? Une heure? Deux heures?

Quand on sait qu’il faut travailler pendant un certain temps sans interruption pour être réellement productif, on réalise que ces moments précieux représentent à peine le quart de notre journée de travail.
Pire encore, les petits moments de distraction, où absolument rien n’est accompli de productif, s’accumulent et peuvent te voler un peu plus de 2 heures de ton temps chaque jour, soit 759 heures par année, ce qui représente environ 20 semaines de travail à temps plein.

Nombre de semaines de travail perdues annuellement à cause des distractions.

Et comme si ce n’était pas assez, chaque interruption, que ce soit de 10 secondes ou 10 minutes, affecte notre productivité de façon immédiate et on peut mettre jusqu’à 25 minutes à retourner dans l’état de concentration où on était avant d’être interrompu.

Bref, c’est complètement désastreux!

Des coupables insoupçonnés

Quand on pense aux distractions, on a tout de suite en tête les médias sociaux. Elles ont le dos large ces chères plateformes! Pour éviter que les employés n’aillent perdre leur temps sur Facebook ou YouTube, les entreprises vont jusqu’à complètement bloquer l’accès à ces sites sur leurs réseaux.

S’ils croient enrayer le problème des distractions au travail de cette façon, ils vont être bien vite déçus.

Voilà plutôt les véritables coupables:

L’environnement de travail
Notre cerveau

Il est vrai que les médias sociaux peuvent être une source de distraction, mais l’avantage est qu’avec un peu de discipline on peut facilement les empêcher de nous nuire et décider des moments où on veut y consacrer du temps. C'est une distraction qu'on peut contrôler.

Celles qui sont sous-estimées et beaucoup plus néfastes sont plutôt liées à notre environnement de travail, par exemple: les lieux de travail bruyants, les ordinateurs lents, les mauvaises connexions internet, les chaises inconfortables, etc.

Notre cerveau a également une grande part de culpabilité pour ce qui est de nous distraire. Il est programmé pour être paresseux et va toujours avoir tendance à choisir l’option la plus facile, ce qui nous pousse souvent vers diverses distractions.

La solution

Selon David Rock, neuroscientifique et directeur du NeuroLeadership Institute, il nous est simplement impossible de ne pas être distrait par les distractions. La solution serait donc d’en éliminer toutes les sources, dans la mesure du possible.

Moins de stimulus = moins de distractions. C’est bien logique.

Alors, dans les paragraphes qui suivent, on va voir de quelles façons on peut modifier notre environnement et décoder notre cerveau pour pouvoir enfin passer des journées à être réellement productif.

Adapte ton environnement

Évidemment, on ne peut pas contrôler toutes les distractions qui se trouvent dans notre environnement, mais on peut généralement avoir une certaine marge de manoeuvre.

Les médias sociaux

Je crois que le monde s’emballe un peu trop en diabolisant les médias sociaux et en leur collant l’étiquette de distraction ultime.

Le problème, ce n’est pas réellement d’aller sur Facebook ou YouTube de temps en temps. Ce n’est pas pire qu’un employé qui prend 5 minutes à toutes les heures pour un break cigarette. Le vrai problème, c’est quand ces moments ne sont pas planifiés et qu’ils prennent le dessus à chaque nouvelle notification.

Loin des yeux…

C’est difficile de résister à la tentation d’aller voir si on a des nouvelles notifications quand notre téléphone est constamment sous nos yeux. Alors, range-le hors de ta vue jusqu’à ce ce soit le moment de la pause.

Combattre le feu par le feu

Si tu n’as pas vraiment le choix d’avoir ton smartphone près de toi parce que tu t’en sers comme outil de travail, alors tu peux combattre le feu par le feu et utiliser des applications pour bloquer les notifications, les applications et les sites de ton choix à des moments que tu auras déterminés. Ce genre d’application est aussi disponible pour les ordinateurs. En voilà quelques exemples:

L’espace de travail

Une aire ouverte, c’est génial à la maison, mais ça l’est beaucoup moins au bureau.
Selon Susan Cain, auteure de l’ouvrage à succès Quiet: The Power of Introverts in a World That Can't Stop Talking, les employés les plus productifs sont généralement ceux qui ont accès à un espace de travail privé, comme un bureau fermé, et qui peuvent l’aménager de façon à éviter les interruptions.
Malheureusement, la majorité des travailleurs ne peuvent pas disposer de leur propre bureau. Il faut donc faire un peu plus d’efforts et utiliser des techniques pour éviter les distractions.

Réduis les interactions spontanées

L'une des plus grandes sources de distraction est d'être interrompu par quelqu’un d’autre. Ce peut être un collègue ou un manager qui vient nous parler en personne ou encore un appel téléphonique. Dans ces situations, les applications de messagerie ou de plateformes sociales internes peuvent être utilisées pour réduire certaines de ces distractions.

Pour expliquer plus efficacement mon point, voilà une petite mise en situation:

SCÉNARIO 1

Disons que tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.

Et puis soudain “TOC TOC”, un collègue cogne sur ton bureau pour que tu lui portes attention.
“Pourrais-tu me renvoyer le résumé de la dernière réunion par email steplaît? J’le trouve plus dans mon ordi.”

Tu lui réponds “Bien sûr, pas de problème, je t’envoie ça.” Alors tu cesses le travail que tu étais en train de faire et tu lui envoies le document en question.“Voilà, c’est fait.”

Ton collègue te remercie et essaie ensuite de faire la conversation. En réalisant que tu portes peu d’intérêt à ce qu’il dit, il retourne à son bureau.

Interaction/envoi du courriel: 10 minutes
Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l'interruption: 25 minutes
Temps total gaspillé: 35 minutes

SCÉNARIO 2
Tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.
Pendant ce temps, un collègue aimerait bien que tu lui envoies le résumé de la dernière réunion, car il ne le trouve plus dans son ordinateur. Étant donné que ce n’est pas urgent, il t’envoie un message dans votre système de messagerie interne.

Puisque tu voulais éviter les distractions pendant ton travail, tu as désactivé les notifications du système de messagerie et tu ne vois pas le message tout de suite.

Une heure plus tard, tu as trouvé la solution idéale pour résoudre la problématique sur laquelle tu t’étais penché, car tu as pu travailler sans distraction et sans perdre ta concentration. Tu prends une petite pause et à ton retour tu vas voir si tu as de nouveaux messages. Tu vois la requête de ton collègue et lui envoies sans tarder le document en question avant de replonger dans une autre session de travail.

Interaction/envoi du courriel: 2 minutes
Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l'interruption: Non applicable
Temps total gaspillé: 2 minutes

Ai-je besoin d’en rajouter?

Techniquement, pour une petite équipe de travail, un groupe Facebook pourrait faire l’affaire pour ce genre de communication interne non urgente. Par contre, comme on l’a mentionné un peu plus haut, Facebook est étiqueté anti-productivité par la majorité des gestionnaires. Il serait donc plus sage de proposer l’utilisation d’une plateforme spécialisée comme Slack par exemple, ou Asana qui est particulièrement pratique si des tâches ou projets sont réalisés en équipes.

Réduis le bruit

Une étude réalisée par un expert du design de l'espace de travail à l'Université Cornell conclut que 74 % des employés sont dérangés par des distractions causées par le bruit de leur environnement de travail.
Ces bruits proviennent de deux principales sources: le matériel (cliquetis des claviers, imprimantes, portes qui claquent, etc.) et les collègues (qui discutent les uns avec les autres ou au téléphone.) Le bruit le plus distrayant provient des collègues. En tant que créatures sociales et curieuses, c’est très difficile de ne pas écouter quand quelqu’un parle à proximité de nous.

Malheureusement, les cubicules qui ont pour but de réduire les distractions empirent ce problème, car ils donnent un faux sentiment d’intimité. Ça incite les gens à parler plus fort, car ils oublient qu’ils sont entendus.

Voilà quelques suggestions qu’il te serait peut-être possible d’appliquer pour éviter d’être distrait par le bruit:

Si tu travailles dans une aire ouverte, change ton bureau ou ton poste de travail d’endroit pour être le plus à l’écart possible
Quand c’est possible, va travailler dans une pièce où tu pourras être seul, comme une salle de conférence non utilisée par exemple.
Si c’est impossible de te déplacer ou de déplacer ton bureau pour travailler, utilise des écouteurs antibruits. Tu n’es pas obligé d’écouter de la musique, le simple fait de porter les écouteurs va t’isoler des distractions sonores de ton environnement.

2-Décode ton cerveau

Notre cerveau est paresseux. Il est “programmé” pour favoriser la facilité et ce qui demande le moins d’efforts. Si bien que, même quand on tirerait plus de plaisir à faire une activité dans nos temps libres (une promenade à vélo par exemple), notre cerveau nous pousse souvent à faire autre chose parce que c’est plus facile (écouter Game of Thrones toute la soirée).

C’est donc tout à fait normal qu’au travail il soit distrait par le moindre élément qui capte son attention.

Freiner les distractions

C’est important de prendre conscience de nos faiblesses et des distractions qui sont le plus problématiques pour nous. Si, par exemple, tu te surprends souvent à rêvasser en regardant par la fenêtre au lieu de travailler, hé bien chaque fois que tu auras le réflexe de tourner la tête pour regarder à l’extérieur, tu pourras plus facilement refuser consciemment de te laisser distraire.

Une fois que tu as commencé une action qui te distrait, c'est plus difficile de revenir en arrière. Alors, prend une grande respiration et reprend le contrôle, ça va également te permettre d’améliorer ta concentration.

Planifier son travail

En planifiant notre temps et en sachant toujours quelles tâches on veut accomplir dans la journée et dans quel ordre, on évite d’avoir de longs moments de transition d’une tâche à l’autre. Ce sont des moments où les distractions vont souvent nous faire perdre notre rythme de travail.

Routines et rituels

Une des tactiques très efficaces est d’établir des routines de début et de fin de journée.

Selon David Rock, on a une fenêtre de deux à trois heures où on est particulièrement productif quelques heures après le réveil. Un autre expert, Roy Baumeister, affirme que ce serait également le moment de la journée où on est le plus discipliné. Le matin est donc le moment idéal pour réaliser les tâches les plus éprouvantes intellectuellement. Ne perds pas plus que quelques minutes sur des tâches qui te demandent peu de concentration, comme prendre tes courriels par exemple.

On a des “réserves” limitées d'attention et de volonté chaque jour et on commence à les épuiser dès notre réveil. Chaque tâche qu'on réalise nous rend moins performants pour la tâche suivante, particulièrement pour celles qui demandent des prises de décisions. Résultat: on a beaucoup moins de contrôle sur nous-mêmes et on est plus à risque de se laisser distraire au fur et à mesure que la journée avance.

En résumé, voilà sur quoi tu devrais te concentrer en début et en fin de journée:
Début de journée:

Tâches qui demandent beaucoup de réflexion et de concentration (rédaction, calculs, création, etc.)

Fin de journée:

Réviser la liste des tâches à faire et planifier les priorités pour le lendemain en ordre d’importance
Ranger ton espace de travail
Prendre tes messages (courriels, boîtes vocales, etc.)
Toute autre tâche qui ne demande pas beaucoup de concentration.

Les listes de tâches

Je dois t’avouer que je suis une personne qui a tendance à être très lunatique (mon cerveau n’a même pas besoin de stimulus, il se distrait lui-même!). La liste de tâches est un ancrage primordial pour ma productivité.

La conséquence immédiate quand on “tombe dans la lune” est qu’on perd très rapidement le fil de nos pensées et qu’au retour sur terre on ne sait plus trop où on en était. Tenir un suivi détaillé des tâches à faire et de l’évolution du travail peut être d’une grande aide pour conserver un bon workflow.
Toutefois, il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège de penser qu’on est productif parce qu’on a coché une dizaine de cases sur une liste de tâches à faire.

Il faut idéalement trier les éléments de notre liste en ordre d’importance et se concentrer sur une seule tâche à la fois. Les autres éléments ne sont là que pour “faire la file” dans notre flux de travail afin de ne pas perdre de temps d’une tâche à l’autre.

Voilà quelques outils que tu peux utiliser pour faciliter le suivi de tes tâches:

Applications numériques

Todoist (celle que j’utilise, elle peut être intégrée dans Ultidash!)
AnyDo
Microsoft ToDo

Outils Papier

Post-it sur le coin de ton écran d’ordinateur
Calendrier
Agenda
Tableau blanc et babillard

Ne saute pas tes pauses

Les découvertes de Nathaniel Kleitman sont bien connues concernant le comportement de notre cerveau pendant les différents cycles du sommeil. Mais ses recherches ont également démontré qu’il fonctionne aussi par cycles de 90 minutes pendant quand on est éveillés.

Autrement dit, après chaque heure et demie de concentration, notre cerveau a besoin d’une pause. C'est ce qu'on appelle le "basic rest-activity cycle".

Si on poursuit notre travail trop longtemps, notre corps nous en avertit avec des signes comme la fatigue, la faim ou la perte de concentration, ce qui nous rend plus vulnérables aux distractions.
Alors, ne saute pas tes pauses, c’est primordial pour ta concentration.

Conclusion

Au final, la guerre aux armes de distraction massive peut être remportée grâce à deux stratégies: adapter ton environnement et décoder ton cerveau.

Pour adapter ton environnement, tu dois d’abord ranger ton smartphone hors de ta vue ou installer une application qui bloquera l’utilisation des sites ou applications de ton choix. Tu peux aussi utiliser ces applications pour l’ordinateur. Ça va te permettre d’éliminer le risque que tu ailles errer sur internet pour autre chose que ton travail.

Aussi, si possible, essaie d’éviter les interactions en personne avec tes collègues pendant que tu travailles. Tu pourrais proposer l’utilisation d’une plateforme de messagerie interne qui permettrait de prendre les messages aux moments qui te conviennent au lieu d’être interrompu pendant tes moments de productivité.

Ensuite, si c’est envisageable, éloigne-toi des bruits de ton environnement de travail en changeant ton bureau de place ou en allant travailler dans des pièces non utilisées. Si tu dois travailler à un poste de travail fixe, prend l’habitude de mettre des écouteurs antibruits pour couper les sons distrayants comme les conversations des autres employés, le cliquetis des claviers, le bruit des imprimantes, etc.

Pour décoder ton cerveau, tu dois d’abord apprendre à connaître tes points faibles et les distractions qui te nuisent le plus. Puis, apprends à développer le réflexe de te freiner avant de succomber aux distractions.

Ensuite, planifie ton travail en réalisant les tâches les plus éprouvantes intellectuellement en matinée et garde les tâches plus légères, comme répondre aux courriels, pour plus tard. Ce serait aussi bénéfique d’établir un rituel de fin de journée pendant lequel tu pourrais réviser les tâches à faire et planifier ta journée du lendemain.

Aussi, avoir une liste des tâches à faire classées en ordre d’importance peut aider à conserver un bon rythme de travail. Pour ce faire, tu peux utiliser des applications numériques ou des outils papier comme un agenda.

Finalement, pour respecter le cycle de fonctionnement de ton cerveau, prends une pause au moins toutes les 90 minutes pour t’assurer de conserver une concentration optimale.

Alors voilà, ces quelques trucs te permettront d’appliquer les tactiques de bases pour remporter la guerre aux armes de distraction massive. N’hésite pas à poser des questions ou à nous faire part de tes commentaires dans la section ci-dessous!

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