Le secret pour gagner en productivité et passer de travailleur autonome à entrepreneur!

Le pire cauchemar d’un programmeur c’est de réécrire deux fois la même ligne de code.

En tant qu’entrepreneur, je crois que nous avons beaucoup à apprendre de cette façon de penser. Il est essentiel de standardiser nos procédures puis les automatiser.

La différence entre un travailleur autonome et un entrepreneur, c’est que l’entrepreneur met en place des systèmes – des procédures – et les automatiser de façon à pouvoir se concentrer sur autre chose à valeur ajoutée.

D’une certaine façon, c’est la seule façon de croître.

Sans système, nous sommes condamnés à toujours recommencer les mêmes choses et il est donc impossible d’en faire plus sans passer plus d’heures à travailler.

Le problème, c’est que même en passant chaque heure éveillée à travailler sur notre entreprise, on ne peut pas inventer plus d’heures, alors, inévitablement notre croissance est freinée.

Comme je suis actuellement les deux mains dans ce processus de standardisation, j’ai pensé écrire sur le sujet pour donner de la matière à réflexion aux travailleurs autonomes qui désirent briser leurs chaînes et bâtir une entreprise – et surtout – obtenir les opinions d’autres entrepreneurs qui partageront leurs bons et mauvais coups avec le reste d’entre nous.

Alors, sans plus tarder, voici les 3 grandes étapes pour créer une fondation solide sur laquelle bâtir votre entreprise:

  1. Standardiser
  2. Déléguer
  3. Réviser

Dans ce premier article, je n’aborderai que la première étape.

Déléguer sans avoir préalablement bien identifié la meilleure façon de faire les choses peut rapidement virer au cauchemar. Mais je partagerai mon expérience à ce sujet dans un prochain article.

Pour le moment, concentrons-nous à créer une base solide pour l’expansion de notre entreprise.

Vous êtes prêt? C’est parti.

Standardisation = Productivité

Tout commence par la standardisation.

Dans un premier temps, je vais expliquer comment j’ai perdu des milliers de dollars à cause de ma “non-standardisation” au cours des 3 dernières années.

Nous verrons ensuite plusieurs exemples de processus qu’il est possible de standardiser en à peine quelques heures et d’autres, de plus grande envergure, qui ne se font pas du jour au lendemain mais qui sont encore plus profitables.

Finalement, nous aborderons les dangers de déléguer sans avoir standardisé.

La recette miracle pour jeter du temps (et de l’argent) par les fenêtres

Vous avez deviné, je m’apprête à dévoiler que cette recette miracle c’est… *roulement de tambour*… de ne rien faire de standard.

Mais pourquoi cette nouvelle obsession et en quoi cela représente-t-il réellement un suicide financier?

Prenons un exemple simple: envoyer une soumission à un client.

Avant

  • Ouvrir un nouveau document
  • Décortiquer chaque étape du projet
  • Faire une estimation de temps
  • Décrire la nature et le fonctionnement des services
  • Trouver la meilleure façon de présenter le budget et les termes de paiements
  • Rédiger des arguments convaincants
  • Réviser le document (quelques pages)
  • Envoyer la soumission au client

Temps requis: 1 heure

Maintenant

  • Ouvrir mon gabarit de soumission pour le service souhaité
  • Mettre le nom du client
  • Rédiger en quelques lignes les spécificités discutées avec le client
  • Retirer les sections superflus au besoin (mon gabarit comporte toutes les options possibles, je n’ai qu’à retirer ce qui est inutile, je n’ai jamais besoin d’ajouter quoi que ce soit.)
  • Envoyer la soumission au client

Temps requis: 10 minutes

Je prends volontairement un exemple très simple, qui peut s’appliquer à n’importe qui pour démontrer comment il est possible de sauver quelques dizaines d’heures par année seulement à rédiger des soumissions.

Mais qu’en est-il des produits/services plus complexes? J’espérais justement qu’on me pose la question…

Par exemple, lorsque je produis une soumission pour la conception d’un site web, même si mon gabarit de présentation suit exactement la formule précédente, le prix en revanche dépend de plusieurs éléments qui varient d’un projet à un autre.

Je me suis simplifié la vie avec un simple tableau Excel dans lequel j’ai une liste de tous les éléments possibles et imaginables lors de la conception d’un site et le temps requis pour les exécuter.

Résultat: je n’ai qu’à cocher les éléments applicables et en moins de 2 minutes mon évaluation de temps est terminée.

Autrement dit, même lorsqu’il n’est pas possible de standardiser un élément, il est toujours possible de standardiser notre façon de faire.

Standardiser… avant d’être obligé de le faire

En 2014, mon rapport de dépenses ne comportait qu’une poignée de factures. Retrouver les factures manquantes ne m’a pris que quelques heures, et même si j’en avais oublié quelques unes, ça n’aurait pas représenté des montants très importants.

En 2016, j’ai plus de 400 factures dans mon rapport de dépenses. Sans un système efficace, j’en aurais pour une éternité.

Pire encore, si mes dépenses d’opération totalisent 50 000$ et que j’échappe 5% de ces factures, c’est jusqu’à 1000$* de profit net que je perds en impôt. Bye-bye.

Si vous ne croyez pas avoir besoin de standardiser aujourd’hui, c’est peut-être parce que les choses ne vont pas encore suffisamment vite.

Quand le volume augmente (quantité de clients par exemple) les pertes de temps et d’argents sont aussitôt multipliées.

Est-ce que cette productivité peut nuire à l’expérience client?

On a souvent peur que la standardisation nuise à l’expérience de nos clients et qu’ils ne se sentent pas uniques ou importants.

Laissez-moi vous dire ce qui nuit réellement à l’expérience client:

  • Un formulaire de contact qui ne fonctionne pas sur un site web
  • Un électricien qui ne fait pas le ménage avant de partir de la maison
  • Un plombier qui ne coupe pas l’eau avant de commencer à travailler

…et toute ces erreurs peuvent être évitées si nous avons un processus clair dans notre façon de travailler.

Dans son livre The checklist manifesto, Atul Gawande démontre comment, même des médecins, font constamment de “petits oublis” lorsqu’ils ne suivent pas leur liste de procédures et comment des milliers de vies seraient épargnées si les procédures étaient suivies à la lettre, étape par étape.

La plupart d’entres nous n’avons pas de vies entre les mains, mais des procédures claires et optimisées ne font pas que nous permettre de sauver du temps, ça garantit un service de qualité à nos clients.

Vers l’infini et plus loin encore!

Comptabilité

  • Quand et comment on facture nos clients
  • Quand et comment on traite nos dépenses
  • Quels sont nos indicateurs de performances (KPI) et à quelle fréquence on les observe

Ressources humaine

  • Quand fait-on nos rencontres d’équipe
  • Quel est l’ordre du jour
  • À quelle fréquence faisons-nous des activités de team building
  • À quelle fréquence faisons-nous les évaluations d’employés
  • En quoi consiste une évaluation d’employé

Production

  • Quelles sont les étapes de la vente à la livraison
  • En quoi consiste le contrôle qualité
  • Qui s’occupe de quoi
  • Quelles sont les étapes de production

Marketing

  • Quel est notre calendrier de communications
  • Quelle est notre procédure lors du lancement d’un nouveau produit/service
  • Dans quels regroupements / organismes nous impliquons-nous et à quel point

Autres

  • Gestion de l’inventaire
  • Gestion du temps (horaire)
  • Prises de rendez-vous

Beaucoup de gens savent que Steve Jobs s’habillait tous les jours de la même façon, comme ça il pouvait s’habiller sans réfléchir et conserver tout son pouvoir décisionnel pour ce qui est important.

Il n’y a rien de trop “banal” pour être standardisé.

Par où commencer pour gagner le plus en productivité?

Bien entendu, ce sera différent pour chaque entreprise.

Cela dit, il existe 3 pistes de réflexion qui me permette d’identifier rapidement la plus grande priorité:

Les opportunités faciles

Il y a sans doute une poignée de choses dans votre entreprise que vous pourriez standardiser en moins d’une heure et qui vous rapporteront des “dividendes temporels” pour des années à venir.

L’autre avantage de commencer par les “petites choses”, c’est de se faire les dents et de réaliser des victoires rapides afin d’avoir envie d’en faire plus!

Ce qui prend le plus de temps

Les plus grands gains en productivité proviendront des choses qui nous prennent le plus de temps dans une semaine, soit parce qu’elles prennent beaucoup de temps ou parce qu’elles se produisent souvent.

Si j’ai la possibilité de sauver 20% d’une tâche A qui me prend 1 heure par semaine ou 10% d’une autre tâche B qui me prend 5h par semaine, il va de soi que mon retour sur investissement sera d’autant plus grand avec la tâche B.

Ce que je veux déléguer

Comme je le mentionnais plus tôt, déléguer une tâche qui n’est pas optimale ça peut tourner au cauchemar – et coûter cher.

Si vous voulez déléguer quelque chose, assurez-vous que le processus soit standard et efficace avant de passer le flambeau.

Dans un prochain article, j’aborderai davantage le sujet de la délégation et de l’automatisation. D’ici là, bonne standardisation et n’hésitez pas à partager vos anecdotes dans les commentaires!

*Cet estimé est calculé à un taux de 40% d’imposition pour un travailleur autonome, mais je suis convaincu qu’il ne s’agit que d’une généralisation et mon comptable voudra s’arracher les yeux lorsqu’il lira mon exemple. Le point que je veux faire, c’est que même s’il s’agissait de 100$, c’est déjà 100$ de trop!

Vous avez aimé l’article et aimeriez en apprendre d’avantage à ce sujet? Vous allez apprécier cet article: « 50 000£ par an en 8h de travail par semaine, sans faire de magie».

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COMMENTAIRES

  1. Très beau sujet !

    J’invite les gens à donner des idées de standardisation qu’ils ont réalisé dans leurs affaires.

    De mon côté, le plus grand challenge de standardisation est de passer d’une industrie majoritairement “papier” à quelque chose de numérique qui me suit partout.

    Chaque document est numérisé et est associé à un prospect/client à travers
    Mon CRM. Je me sert de Scanner Pro pour iOS et les documents sont automatiquement dirigé vers dropbox. Je dois manuelement assigner le document à travers le CRM par limitation technologique et obligations de conformité. Résoudre ce problème simplifierait ma vie de façon incommensurable.

  2. Merci de ton commentaire Benoit.

    C’est fou comment quand on se met à y penser, nos journées sont remplies de dizaines (centaines!) de petits automatismes - des bons comme des mauvais…

    As-tu pensé essayer d’utiliser l’app mobile de ton CRM? Personnellement j’utilise Trello et quand j’ai commencer à ajouter mes notes papiers à mes dossiers clients directement via mon téléphone ça a vraiment changé ma vie!

  3. Je suis obligé d’utiliser le CRM “homebrew” du cabinet que je représente. Une version mobile est en développement mais aucune date n’est annoncée. J’ai même demander à être cobaye pour la beta.

  4. Ah je comprends! Garde espoir, il y a plein d’autres choses à automatiser en attendant :wink:

  5. Pour l’instant, je tente d’automatiser la saisie des factures de notre Boutique en ligne sur Prestashop dans Quickbook Online. Je suis en recherche de solution qui prendrais des fichiers csv puisque sa m’aiderait moi et deux autres personnes à sauver des heures incroyables. Pour l’instant, on le fait manuellement et le risque d’erreurs est bien sûr continuellement présent. Il y aurait potentiellement une solution existante, mais le coût n’est pas très invitant et la mise en place me semble un peu complexe. Bref à suivre pour sa.

    Un de mes amis me racontait aussi qu’il travaille à automatiser le calcul des recettes en fonction des commandes clients d’un service de traiteur. Pour l’instant, c’est aussi fait manuellement et elle a justement fait une erreur dernièrement en faisant 4 fois trop de riz à cause d’une simple erreur de calcul :confused:.

    Pour mon premier exemple, je vous laisse imaginer combien il est possible d’épargner en automatisant le processus. On pourrait parler du salaire d’un employé à temps partiel ou à temps plein éventuellement s’il y a beaucoup de ventes. Dans d’autre cas, c’est seulement du riz vendu “pas cher”, gaspillé ou donner. L’informatique et la technologie n’est pas à toute épreuve, mais avec un bon système, ce n’est pas négligeable.

  6. La bonne nouvelle c’est qu’avec tout ce riz il a été capable de se faire des lunchs pour la semaine!? #humourdouteux

    Le lien d’Olivier semble intéressant pour ton problème, je te souhaite que ça marche!

  7. Salut Olivier,
    J’avais justement vérifier avec eux pour cette option qu’ils offrent avec leur logiciel, mais malheureusement, c’est pour la version “Deskop” de Quickbook et non pas celle en ligne. Je test présentement Business Importer qui est une application intégré à Quickbook. À première vue, il s’agit d’une solution plus abordable que celle que j’avais trouvé, mais il reste à voir si sa fonctionne dans notre cas.

    Merci tout de même pour le lien :slight_smile:

  8. Très bel article :slight_smile:

    Je confirme, plus tôt vous standardisez, mieux c’est. Je travaille comme spécialiste de l’amélioration des processus et de l’efficacité opérationnelle, et plus que souvent les entreprises attendent d’y être forcées. Ça peut couter cher, non seulement en opportunités manquées, mais aussi car ce sera plus compliqué. De plus on va vouloir le faire vite et comme on dit, vite fait, mal fait.

    En fait j’ajouterais 2 petites choses:

    1. Quand vous standardisez, c’est le moment idéal de remettre en question vos manières de faire (étudier les bonnes pratiques, supprimer les étapes inutiles…). Ainsi vous standardisez quelque chose qui est un minimum performant.

    2. Assurez-vous de standardiser vos processus d’une façon simple et surtout flexible. Pourquoi? Ainsi vous serez en mesure de les optimiser facilement et par vous-même. Exemple de choses à éviter, utiliser un logiciel complexe dans votre processus que personne dans votre compagnie ne comprend et qui n’offre que peu de compatibilité avec d’autres logiciels.

    Ces deux points sont aussi valides quand vous passerez à l’automatisation, en fait ce sont des bases de l’optimisation.

    À noter que dans certains cas, standardiser peut sembler (et être) contre-productif, tout dépend de comment on s’y prend et surtout l’objectif visé.

  9. Diasays:

    Bonjour Tony,

    Si vous n’avez pas trouvé de solution qui fonctionne pour vous, je vous recommande de faire appel à deux excellents programmeurs qui se spécialisent dans l’analyse et l’automatisation. Vous pouvez visiter leur site Web à l’adresse suivante : http://aasm.ca/

    Au plaisir!

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