Gagnez en efficacité en standardisant vos méthodes de travail!

Peu de personnes le savent, mais créer de bons standards élimine beaucoup de gaspillage et ouvre la voie vers une structure fluide, flexible et diablement efficace!

Si vous vous intéressez un tant soit peu à gagner du temps, alors vous devriez envisager de standardiser vos méthodes de travail…

Malgré les idées reçues, définir des standards opérationnels sans devenir rigide comme une planche, c'est possible!

Qu'est-ce que la standardisation?

Standardiser un processus de création de valeur ajoutée, c'est identifier un ensemble d'actions qui, lorsqu'elles sont répétées dans un ordre précis, vous permettent d'atteindre toujours les mêmes résultats.

On pourrait facilement assimiler ça à un programme informatique qui traite les données toujours de la même façon selon une séquence de commandes précises.

Standardiser une méthode de travail maximisera :

• Vos chances d'obtenir les mêmes résultats à chaque fois, quelle que soit la personne qui effectue le travail…
• La stabilité de vos délais de production
• La facilité à transférer vos connaissances d'une personne à l'autre
• Un processus stable offre des résultats prévisibles!

Le but du jeu consiste donc à s'assurer que vous utilisez toujours la même recette pour parvenir à vos fins.

En quoi la standardisation vous sera-t-elle utile?

Le premier impact que la standardisation de vos procédés aura sur vos résultats c'est évidemment un gain de temps.

Lorsque l'on s'en tient à une séquence d'actions à effectuer pour s'approcher du résultat attendu, on ne perd plus de temps à se demander comment faire telle ou telle autre chose.

La différence sera d'autant plus visible si vous prenez le temps d'améliorer vos pratiques régulièrement.

Par ailleurs, cela vous évitera trop de freestyle : quand chacun y va de son idée pour accomplir une tâche, on peut se retrouver devant une multitude de façons de faire avec autant de variantes qu'il y a de personnes participant à la tâche.

Mettez-vous dans la peau d'un nouvel arrivant ou d'un travailleur temporaire : quelle méthode est-il le plus sage d'utiliser? Celle de Gilbert, de Fred ou celle de ce bon vieux Maurice? (Pardon si vous portez l'un de ces trois prénoms)

D'autant plus que chacun y va de son argumentation pour faire valoir la supériorité de sa façon de procéder!

Au final, la méthode de Gilbert est la plus rapide, mais la qualité laisse à désirer, Fred offre un résultat impeccable, mais y passe des plombes et Maurice change sa façon de faire au gré de ses humeurs, ce qui donne des résultats très aléatoires!

Bref, vous m'aurez compris, vous obtiendrez des résultats plus homogènes, régulièrement.

Par ailleurs, comme je l'évoquais un peu plus haut, un autre avantage réside dans la transmission de savoir qui s'en trouve facilitée.

Les nouveaux seront formés plus rapidement, car il n'y aura aucune place laissée au doute et à l'interprétation, ce qui facilitera la concentration et la rétention d'informations.

Enfin et surtout, un standard de travail vous mettra en excellente position pour tendre vers le Saint Graal du Lean : la production à flux tendu (One Pièce Flow en anglais).

Comment mettre en place la standardisation de vos procédures?

Ce que je vous propose dans un premier temps c'est d'atteindre un compromis entre la vitesse d'exécution, la qualité obtenue et l'ergonomie d'exécution pour les personnes utilisant la procédure que vous aurez choisi de standardiser.

Après avoir choisi un processus, notez toutes les étapes qui vous permettent d'arriver au produit final de ce procédé afin d'obtenir le document le plus précis possible.

Voici les détails que vous pourriez reporter sur ce dernier :

Le fait de rajouter des photos est très utile lors de la fabrication de produits physiques, car cela donne en même temps un repère aux personnes qui travaillent et elles peuvent également "s'autocontrôler".

Si vous travaillez sur informatique, il peut s'avérer tout aussi judicieux de les remplacer par des captures d'écran.

Je vous recommande de créer le document le plus convivial et illustré possible afin qu'il devienne un véritable outil de travail et pas juste un attrape poussière supplémentaire.

Comme vous l'imaginez surement, ce dernier doit être disponible pour les personnes qui vont s'en servir, car on veut que cela serve!

Une fois que les étapes de votre procédé sont détaillées, répétez-les en suivant à la lettre ce qui est écrit afin de tester votre document.

C'est important, mais si vous travaillez à plusieurs autant vous dire vous allez certainement en baver: "Oui, mais je sais déjà ce qu'il faut faire…", "Ça fait dix ans que je pratique, tu ne vas pas m'apprendre mon métier", et j'en passe !

Voilà pourquoi vous allez devoir vous accrocher :

• Le fait de suivre à la lettre votre toute nouvelle procédure va mettre en évidence des détails importants que vous avez peut-être omis lors de la rédaction.
• Lorsque vous intégrerez un nouvel élément à votre équipe, vous le formerez plus rapidement et il pourra se servir de cette base documentaire pour apprendre par lui-même… À condition que tout soit bien rédigé, on s'entend!
• Cela évitera également qu'une seule personne connaisse la marche à suivre, car s'il lui arrive quoi que ce soit et que personne n'est en mesure de la remplacer, vous allez être bloqué.

Lorsque le standard est défini, ne le changez plus pendant quelque temps, histoire que tout le monde s'habitue à la nouvelle façon de procéder et que vous puissiez constater une harmonisation des méthodes de travail au sein de vos équipes.

Comment faire vivre votre standard?

Même si le standard est un cadre qui permet de guider tout le monde de la même façon vers le produit final, il ne faut pas oublier qu'il s'agit d'un outil de travail qui peut également tomber en désuétude s'il n'est pas tenu à jour.

Au même titre qu'un logiciel ou n'importe quel autre outil, il vient un temps où l'on parvient à s'améliorer.

Un petit malin a rejoint votre groupe et trouve une meilleure façon de procéder?

Pas question de laisser une opportunité d'amélioration passer sous votre nez sous prétexte qu'il est nouveau et que le standard indique une autre marche à suivre!

Rassemblez les personnes concernées par la procédure en question, discutez-en et faites les changements nécessaires.

Avant de tout chambouler, n'oubliez pas de tester votre nouveau standard et, pourquoi pas, d'en profiter pour mesurer les progrès qui en découlent : moins de temps, moins de déchets, moins de défauts, etc. Cela vous permettra de prendre une décision en toute connaissance de cause.

Si tout est OK, on modifie le standard et on continue !

En résumé

Comme nous venons de le voir, il est possible d'instaurer un cadre qui permettra à votre entreprise de gagner un rythme de croisière vous permettant de produire de façon stable et prévisible, peu importe les personnes qui travaillent avec vous.

Certes, cela demande un peu de temps au début: le temps d'écrire ce que l'on fait.

Mais les avantages qui viendront avec surpasseront largement cet investissement.

Standardiser va déranger (en débutant par vous). En effet, on pourrait penser qu'une telle démarche pourrait nuire à la créativité et la flexibilité que vous cherchez certainement à cultiver… Je suis conscient de cet aspect et c'est bien entendu un piège à éviter. Lorsque l'on cesse d'apprendre et d'évoluer, c'est le début de la fin!

C'est pourquoi je vous invite à toujours chercher l'équilibre entre la rigueur des méthodes de travail (qui vont apporter un gain de temps et stabiliser la qualité de vos produits) et votre capacité à vous adapter en restant ouvert à l'évolution.

J'espère que ces quelques lignes vous auront mis sur le bon chemin.

Par ailleurs, je suis curieux d'avoir votre avis sur la question : vous sentez-vous concerné par la standardisation de vos méthodes de travail?

Vous êtes-vous déjà dit qu'il serait peut-être bon de tout mettre sur papier? Ou au contraire, préférez-vous naviguer à vue?

J'ai hâte de découvrir votre opinion !