LES BUNKERS

Comment devenir une entreprise sans papier

Les gens qui dĂ©marrent une entreprise le font gĂ©nĂ©ralement pour les bonnes raisons, c’est-Ă -dire qu’ils savent au plus profond d’eux-mĂȘmes qu'ils sont en train de crĂ©er un produit, ou un service qui va aider, divertir, crĂ©er du bonheur, soulager, faire avancer la sociĂ©té  Bref, que ce sera utile Ă  un besoin important.

J’ai eu cette rĂ©flexion-lĂ  en dĂ©marrant mon entreprise jusqu’à en crĂ©er une obsession.

Je voulais contribuer de toutes les maniĂšres possibles: en m’impliquant bĂ©nĂ©volement comme jury dans des concours sur l’entrepreneuriat, en Ă©tant sur des conseils d’administration d’organismes sans but lucratif, en organisant des activitĂ©s de team building avec mes employĂ©s pour soutenir des causes.

Mais la chose dans laquelle je me suis le plus retrouvĂ©, dans laquelle j’ai vu que je pouvais avoir un impact quotidien et dans laquelle je voyais le potentiel d’influencer les entreprises autour de moi a Ă©tĂ©: la crĂ©ation d’entreprises sans papier.

T’as bien lu, une entreprise sans papier, comme dans :

  • Pas de classeur dans ton bureau
  • La seule chose qui est sur ton bureau c’est ton ordinateur
  • T’as pas tes documents des six derniĂšres annĂ©es Ă  archiver dans une piĂšce ou un entrepĂŽt
  • Un bureau propre et bien rangĂ©, ça existe!

Revenu Canada et Revenu QuĂ©bec acceptent le format numĂ©rique d’une piĂšce justificative

Quand j’en parle aux gens autour de moi, j’entends souvent la mĂȘme question: Dois-je obligatoirement garder mes originaux formats papier pour justifier mes trucs en cas de vĂ©rification fiscale?

Pour ta comptabilité, non pas du tout. Pour tes documents légaux, avec signature, sceau, etc. oui. Certaines autorités professionnelles demandent à ce que vous ayez une documentation papier pour les dossiers de vos clients.

Donc, toutes tes factures d’achats, de ventes, tes relevĂ©s bancaires, tes relevĂ©s de cartes de crĂ©dit, tes registres comptables
 Ça peut disparaĂźtre de ton bureau une fois numĂ©risĂ©. À toi la gloire d’une entreprise sans papier.

T'as le droit: c’est Ă©crit noir sur blanc chez Revenu QuĂ©bec et Revenu Canada.

Plus efficace avoir une entreprise sans papier?

Quand j’ai commencĂ© Ă  travailler sans papier, j’ai dĂ» m’adapter. J’avais l’habitude d’écrire des notes sur mes documents papier et cocher mon relevĂ© bancaire pour savoir oĂč j’étais rendu dans ma conciliation. Je me suis souvent demandĂ© si je ne perdais pas du temps Ă  vouloir ĂȘtre plus Ă©colo.

Je me suis donc trouvé des outils et acquérit de nouvelles habitudes:

  • J’ai commencĂ© en achetant la version pro d’Adobe Acrobat pour pouvoir plus facilement manipuler mes documents PDF (souligner, annoter, crĂ©er des formulaires
)
  • J’ai rĂ©alisĂ© qu’un deuxiĂšme Ă©cran d’ordinateur c’est absolument nĂ©cessaire Ă  possĂ©der pour ĂȘtre efficace sans papier.
  • Plus tard, j’ai dĂ©couvert Remarkable, une tablette qui utilise la mĂȘme technologie d’affichage que les liseuses Ă©lectroniques. Tu peux l'utiliser pour Ă©crire, dessiner, annoter des documents tout ça dans le confort d’un crayon entre les doigts. Je ne m’en passe plus.
  • Y’a aussi le Apple Pencil qui permet de faire des annotations de documents sur iPad.

J’ai remarquĂ© aussi qu’une entreprise sans papier finalement, c’est bien plus efficace dans sa comptabilitĂ©.

Si on nomme bien ses documents PDF, ça prend 2 secondes trouver n’importe quel document sur un ordi: on tape un mot-clĂ© dans la barre de recherche et hop, ça trouve rapidement le document.

Je recommande que le nom d’un fichier comporte au moins les Ă©lĂ©ments suivants:

  • Nom du client ou fournisseur
  • Date dans le format AAAA-MM-JJ (c’est le seul format qui se classe en ordre de date)
  •  

C’est pratiquement impossible perdre des documents avec un systùme de sauvegarde efficace.

J’utilise pour mon entreprise les services de backup en ligne d’iTCloud et c’est vraiment bien fait!

Qu’est-ce que tu dois faire pour Ă©liminer le papier?

C’est clair que si, Ă  la base, les documents que tu reçois et que tu envoies sont dĂ©jĂ  au format numĂ©rique, tu vas te sauver le temps de devoir numĂ©riser le tout.

Sinon, pour Ă©liminer le papier:

  • Envoie tes factures par courriel plutĂŽt que par la poste (en plus t’épargnes le timbre, l’enveloppe et le dĂ©lai de livraison de ta facture)
  • Demande Ă  tous tes fournisseurs de t’envoyer leurs factures par courriel plutĂŽt que par la poste. Pour les rĂ©sistants, dis-leur de façon polie que Poste Canada a Ă©tĂ© achetĂ© par des extraterrestres parce qu’ils ont vu le potentiel innovateur de la technologie des timbres.
  • Offre la possibilitĂ© Ă  tes clients de te payer par virement bancaire.
  • Paie tes factures par virement bancaire.
  • Si tu reçois des chĂšques, fait des dĂ©pĂŽts mobiles, la plupart des institutions financiĂšres offrent cette option.
  • Demande d’avoir tes relevĂ©s bancaires en ligne et mĂȘme chose pour tes relevĂ©s de carte de crĂ©dit.

À mon bureau, ce qu’on a fait, entre autres, pour recevoir moins de papier, c'est d’offrir un escompte Ă  nos clients d’impĂŽts qui allaient nous livrer leurs documents numĂ©riquement. Si tes clients rĂ©sistent sur certaines choses, il y a toujours moyen d’ĂȘtre crĂ©atif pour faire changer les comportement.

Autres outils pratiques

Il existe vraiment beaucoup d’applications mobiles, d’applications web, de logiciels, de gadgets Ă©lectroniques. Aucune excuse pour ne pas en essayer au moins un et changer tes habitudes.

  • Pour numĂ©riser tes documents, le Fujitsu ScanSnap iX500 est super efficace
  • Quelques applications web de comptabilitĂ© permettent de numĂ©riser directement tes factures dans l’application et qui peuvent aller jusqu’à reconnaitre certaines donnĂ©es sur les factures. Entre autres Quickbooks online, Zoho, Sage Business Cloud ComptabilitĂ©
  • Sur les tĂ©lĂ©phones mobiles, on peut utiliser des applications comme Tiny Scanner pour les petites factures sur la route.
  • GĂ©nĂ©rer automatiquement nos registres kilomĂ©triques avec odotrack ou d'autres applications mobiles semblables.

Conclusion

C’est toujours un dĂ©fi de faire des changements dans sa façon de travailler.

Voilà la recette pour que le changement opÚre: motivation, un changement à la fois, panification, rigueur et ajustements quand ça ne marche pas.

Ça m’a pris 100 000 feuilles de papier en une annĂ©e pour rĂ©aliser l’impact que j’avais. 100 000 feuilles de papier c’est 7 arbres matures. DerniĂšrement dans l'actualitĂ©, on parle beaucoup du plastique parce que lui, en plus d’ĂȘtre surconsommĂ©, il n'est pas biodĂ©gradable.

Le plastique, on le remplace entre autres par du carton, alors j’espùre t’avoir convaincu que t’as pas vraiment besoin du papier pour ton entreprise, laissons le papier remplacer le plastique.

Par quel changement vas-tu commencer ? Connais-tu d’autres outils que tu aimerais partager? C’est quoi ton expĂ©rience avec ton entreprise sans papier?

On en discute en commentaire!

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