Comment devenir une entreprise sans papier

Les gens qui démarrent une entreprise le font généralement pour les bonnes raisons, c’est-à-dire qu’ils savent au plus profond d’eux-mêmes qu’ils sont en train de créer un produit, ou un service qui va aider, divertir, créer du bonheur, soulager, faire avancer la société… Bref, que ce sera utile à un besoin important.

J’ai eu cette réflexion-là en démarrant mon entreprise jusqu’à en créer une obsession.

Je voulais contribuer de toutes les manières possibles: en m’impliquant bénévolement comme jury dans des concours sur l’entrepreneuriat, en étant sur des conseils d’administration d’organismes sans but lucratif, en organisant des activités de team building avec mes employés pour soutenir des causes.

Mais la chose dans laquelle je me suis le plus retrouvé, dans laquelle j’ai vu que je pouvais avoir un impact quotidien et dans laquelle je voyais le potentiel d’influencer les entreprises autour de moi a été: la création d’entreprises sans papier.

T’as bien lu, une entreprise sans papier, comme dans :

  • Pas de classeur dans ton bureau
  • La seule chose qui est sur ton bureau c’est ton ordinateur
  • T’as pas tes documents des six dernières années à archiver dans une pièce ou un entrepôt
  • Un bureau propre et bien rangé, ça existe!

Revenu Canada et Revenu Québec acceptent le format numérique d’une pièce justificative

Quand j’en parle aux gens autour de moi, j’entends souvent la même question: Dois-je obligatoirement garder mes originaux formats papier pour justifier mes trucs en cas de vérification fiscale?

Pour ta comptabilité, non pas du tout. Pour tes documents légaux, avec signature, sceau, etc. oui. Certaines autorités professionnelles demandent à ce que vous ayez une documentation papier pour les dossiers de vos clients.

Donc, toutes tes factures d’achats, de ventes, tes relevés bancaires, tes relevés de cartes de crédit, tes registres comptables… Ça peut disparaître de ton bureau une fois numérisé. À toi la gloire d’une entreprise sans papier.

T’as le droit: c’est écrit noir sur blanc chez Revenu Québec et Revenu Canada.

Plus efficace avoir une entreprise sans papier?

Quand j’ai commencé à travailler sans papier, j’ai dû m’adapter. J’avais l’habitude d’écrire des notes sur mes documents papier et cocher mon relevé bancaire pour savoir où j’étais rendu dans ma conciliation. Je me suis souvent demandé si je ne perdais pas du temps à vouloir être plus écolo.

Je me suis donc trouvé des outils et acquérit de nouvelles habitudes:

  • J’ai commencé en achetant la version pro d’Adobe Acrobat pour pouvoir plus facilement manipuler mes documents PDF (souligner, annoter, créer des formulaires…)
  • J’ai réalisé qu’un deuxième écran d’ordinateur c’est absolument nécessaire à posséder pour être efficace sans papier.
  • Plus tard, j’ai découvert Remarkable, une tablette qui utilise la même technologie d’affichage que les liseuses électroniques. Tu peux l’utiliser pour écrire, dessiner, annoter des documents tout ça dans le confort d’un crayon entre les doigts. Je ne m’en passe plus.
  • Y’a aussi le Apple Pencil qui permet de faire des annotations de documents sur iPad.

J’ai remarqué aussi qu’une entreprise sans papier finalement, c’est bien plus efficace dans sa comptabilité.

Si on nomme bien ses documents PDF, ça prend 2 secondes trouver n’importe quel document sur un ordi: on tape un mot-clé dans la barre de recherche et hop, ça trouve rapidement le document.

Je recommande que le nom d’un fichier comporte au moins les éléments suivants:

  • Nom du client ou fournisseur
  • Date dans le format AAAA-MM-JJ (c’est le seul format qui se classe en ordre de date)

C’est pratiquement impossible perdre des documents avec un système de sauvegarde efficace.

J’utilise pour mon entreprise les services de backup en ligne d’iTCloud et c’est vraiment bien fait!

Qu’est-ce que tu dois faire pour éliminer le papier?

C’est clair que si, à la base, les documents que tu reçois et que tu envoies sont déjà au format numérique, tu vas te sauver le temps de devoir numériser le tout.

Sinon, pour éliminer le papier:

  • Envoie tes factures par courriel plutôt que par la poste (en plus t’épargnes le timbre, l’enveloppe et le délai de livraison de ta facture)
  • Demande à tous tes fournisseurs de t’envoyer leurs factures par courriel plutôt que par la poste. Pour les résistants, dis-leur de façon polie que Poste Canada a été acheté par des extraterrestres parce qu’ils ont vu le potentiel innovateur de la technologie des timbres.
  • Offre la possibilité à tes clients de te payer par virement bancaire.
  • Paie tes factures par virement bancaire.
  • Si tu reçois des chèques, fait des dépôts mobiles, la plupart des institutions financières offrent cette option.
  • Demande d’avoir tes relevés bancaires en ligne et même chose pour tes relevés de carte de crédit.

À mon bureau, ce qu’on a fait, entre autres, pour recevoir moins de papier, c’est d’offrir un escompte à nos clients d’impôts qui allaient nous livrer leurs documents numériquement. Si tes clients résistent sur certaines choses, il y a toujours moyen d’être créatif pour faire changer les comportement.

Autres outils pratiques

Il existe vraiment beaucoup d’applications mobiles, d’applications web, de logiciels, de gadgets électroniques. Aucune excuse pour ne pas en essayer au moins un et changer tes habitudes.

  • Pour numériser tes documents, le Fujitsu ScanSnap iX500 est super efficace
  • Quelques applications web de comptabilité permettent de numériser directement tes factures dans l’application et qui peuvent aller jusqu’à reconnaitre certaines données sur les factures. Entre autres Quickbooks online, Zoho, Sage Business Cloud Comptabilité
  • Sur les téléphones mobiles, on peut utiliser des applications comme Tiny Scanner pour les petites factures sur la route.
  • Générer automatiquement nos registres kilométriques avec odotrack ou d’autres applications mobiles semblables.

Conclusion

C’est toujours un défi de faire des changements dans sa façon de travailler.

Voilà la recette pour que le changement opère: motivation, un changement à la fois, panification, rigueur et ajustements quand ça ne marche pas.

Ça m’a pris 100 000 feuilles de papier en une année pour réaliser l’impact que j’avais. 100 000 feuilles de papier c’est 7 arbres matures. Dernièrement dans l’actualité, on parle beaucoup du plastique parce que lui, en plus d’être surconsommé, il n’est pas biodégradable.

Le plastique, on le remplace entre autres par du carton, alors j’espère t’avoir convaincu que t’as pas vraiment besoin du papier pour ton entreprise, laissons le papier remplacer le plastique.

Par quel changement vas-tu commencer ? Connais-tu d’autres outils que tu aimerais partager? C’est quoi ton expérience avec ton entreprise sans papier?

On en discute en commentaire!

QUI EST Sébastien Hénault?

Qui a dit qu'il n'y a rien d'intéressant dans la comptabilité? Je suis Sébastien Hénault, L'Organisateur inc. et j'adore penser la comptabilité de façon créative. Organiser sa comptabilité, c'est aussi organiser sa rentabilité.

Abonnez-vous à Sébastien

Ce formulaire vous permet de partager vos coordonnées directement avec l'auteur. Ainsi, vous allez restez au fait de ses activités autant sur, qu'en dehors, du site de LaTranchee.com.
← Retour

COMMENTAIRES

  1. 100% d’accord! Continue à répandre la bonne nouvelle!

  2. Scudsays:

    Yep ! Quel gain de temps.
    Evernote est d’une grande aide aussi pour cela. Le gros plus d’Evernote c’est la recherche textuelle même dans les images. Ce gros plus évite un plan de classement complexe.

  3. @Scud, j’adore aussi evernote. On l’utilise au bureau pour noter tous nos procedures de travail pour chaque client.

    Je ne l’utilise toutefois pas pour y stocker des documents. Je ne connais pas assez la securité d’evernote.

  4. J’avoue qu’Evernote est très fort avec sa recherche dans les images. :muscle:

    Je m’en sers comme aide-mémoire dans la vie de tous les jours (avec l’app sur cellulaire, le plugin pour sauver les pages web entières).

    Pour le travail, ça permet d’éviter les systèmes complexes où il savoir comment y chercher.

  5. Scudsays:

    Oui c est tres juste Sébastien. Pour beaucoup de solutions de stockage comme Dropbox ou autres c est un peu opaque au niveau sécurité. Au niveau ded sauvegardes c est leur job donc plutot safe de ce coté là.
    Apres je n ai pas de donnees sensibles. Les hackeurs peuvent me piquer mes factures clients :joy:

  6. Bonjour Sébastien,

    Merci pour ton billet. Je gère mon entreprise et aussi toute ma paperasse personnelle sans papier depuis de nombreuses années. J’ai horreur d’avoir à gérer et à classer du papier. Pourtant, il y a beaucoup de résistance encore chez les gestionnaires.

    Dans mon ancienne vie, j’ai mis en oeuvre la refonte de la gestion documentaire de plusieurs entreprises qui passaient du mode papier au mode électronique. C’était des entreprises de 50 employés environ. S’il y a des entrepreneurs ici qui veulent faire le saut, je peux vous parler de mon expérience et vous donner quelques conseils. Écrivez-moi si ça vous tente.

    Tous mes documents comptables sont en format PDF. Comme c’était mon premier rapport d’impôt d’entreprise cette année, j’ai eu la joie, je dis bien la joie, de préparer tous mes documents d’impôt pour mon comptable, virtuellement, et de lui transmettre le tout aussi de façon virtuelle. Quelle bonheur! Je ne pourrais jamais me passer de cette façon de faire.

    Le hic est là. Ce ne sont pas tous les comptables qui acceptent de travailler à distance et qui ont une gestion à distance des documents. De plus, mon comptable m’aide à préparer mes documents via une application sur son site web. Je n’ai qu’à suivre ses instructions. Facile, facile. Alors, il faut magasiner son comptable pour cet aspect aussi.

    Mes conseils de base pour ceux qui aimeraient se lancer :

    1. Sauvegarder tout votre contenu à deux endroits, un sur le Cloud, l’autre via un disque dur autre que votre ordi. J’entends encore des solopreneurs qui pleurent la perte de leurs documents parce que leur ordi a lâché. C’est quelque chose que je ne comprends pas :thinking:. Aussi, la sauvegarde sur un autre disque permet le contrôle total de vos documents en cas de piratage. Les Google et Apple de ce monde ne sont pas à risque bien que ce risque soit minime.

    2. Sauvegardez tous vos fichiers en PDF selon le même format. Moi je classe comme ceci : aaaammjj_Fournisseur ou client_sujet. De cette façon, vous retrouvez rapidement les documents dans une recherche et après l’année fiscale, vous archivez ces dossiers et recommencez avec des dossiers vides au début de la nouvelle année.

    3. Demander à tous vos fournisseurs de vous envoyer des formats papier de leur facture, relevé de compte, etc.

    4. Pour ceux qui ont un réseau, ne laisser jamais vos employés sauvegarder sous leur propre nom et leurs disques durs, vous allez vite perdre le contrôle de vos documents. C’est donc important de définir un plan de gestion documentaire qui sera utilisé uniformément par tout le monde incluant les gestionnaires. Il faut définir les accès selon le niveau de confidentialité et non selon le nom de l’employé.

    5. Logiciels : Acrobat Pro, Evernote, l’option PDF d’Office, Simple Mind pour ma recherche d’idées, etc. Bref, mes seuls outils sont mon ordi et mon iPhone. N’utilisez que des logiciels qui fonctionnent sur le cloud.

    6. C’est long à implanter, mais c’est efficace et rapide par la suite.

    7. Ma philosophie : ne jamais, jamais utiliser un crayon et du papier.

    Anecdote : quand je reviens de vacances, ma boîte aux lettres est presque toujours vide. Yé!

    Il y a beaucoup de choses que je pourrais dire, mais c’est applicable au cas par cas.

  7. C’est quoi que ça fait concrètement ça :open_mouth:

  8. Excellent article @sebastien.henault!

    Comme boîte comptable (aussi), on essaie de réduire le papier, mais on a encore des croûtes à manger pour y arriver à 100%. Surtout pour les mandats de tenue de livres (incluant les conciliations bancaires).

    Tes conseils sont pertinents. Continue de les partager! :+1:

  9. Scudsays:

    Si tu fais une ou plusieurs capture d’écran, Evernote te retrouve tout simplement et directement le texte contenu dans l’image quand tu recherches sur des mots clés. Cela fonctionne même avec les photos que tu prends (Par exemple une devanture de magasin, un flyer, une étiquette…).
    Il y a plein d’application à cela. Cela peut être aussi très utile pour le ecommerce quand tu veux faire un screenshot d’une pub d’un concurrent, d’une page de vente d’un produit, etc…

    Par exemple ci-dessous, un historique de screenshot sur des ventes d’un produit spécifique (c’est pas du dropshopping…)

  10. Je suis tellement d’accord, merci pour les astuces et les applications utiles ! :smiling_face_with_three_hearts:

  11. Vraiment intéressant comme article, merci beaucoup @sebastien.henault. Je travaille sur PC et j’ai un IPad clairement sous-exploité (à part pour lire les journaux et désennuyer les kids de temps en temps…). Il y a probablement une complémentarité potentielle entre les deux à laquelle je ne me suis encore malheureusement jamais attardé. Cette lecture me fait réfléchir aux avenues que je pourrais emprunter pour être plus efficace. Merci pour la prise de conscience!

  12. Wow merci, tu me redonnes le goût de redevenir sans-papier!

  13. Merci Sebastien.henault pour cet article, dès demain, j’apporterai des améliorations dans ma gestion du papier.

  14. Hey que j’ai hâte d’être un sans-papier!!! LOL

Poursuivez cette discussion sur https://forum.latranchee.com

Participants

COMMUNAUTÉ + COACHING + FORMATION

La Tranchée t'offre un portail de formation 101 gratuit, des rabais sur des formations avancées plus l'accès à une communauté d'entrepreneurs et de marketeurs qui souhaitent tous dominer le monde!

Joindre La Tranchée

À LIRE ENSUITE