LES BUNKERS

5 applications pour optimiser le travail collaboratif et la gestion de projets

Imagine le scénario suivant:

Tu as travaillĂ© toute la semaine sur un document et tu es particuliĂšrement fier du rĂ©sultat (tu y as vraiment mis ton 200 %!). Au moment de prĂ©senter le fruit de ton travail Ă  ton patron, il pĂšte carrĂ©ment ta bulle en t’apprenant qu’un autre employĂ© a dĂ©jĂ  accompli la tĂąche et remis sa version du document la veille. AprĂšs t’avoir fixĂ© en silence pendant un bon 15 secondes en arborant un air Ă  mi-chemin entre l’incomprĂ©hension et la consternation, il te renvoie Ă  ton bureau.

GĂȘne, dĂ©ception, dĂ©couragement, colĂšre
 Tu passes par toutes ces Ă©motions en te rendant au bureau du collĂšgue en question pour lui demander pour quelle raison il a cru bon faire ton travail Ă  ta place!

“Quoi, tu n’as pas vu?” te rĂ©pondit-il. “J’ai laissĂ© un post-it sur ton bureau vendredi passĂ© pour t’avertir que tu changeais de dossier et que je prenais le relais!”

Il va sans dire que tu n’avais dĂ©finitivement pas vu le post-it, qui n’est pas restĂ© Ă  la vue sur ton bureau bien longtemps puisqu’un autre collĂšgue est passĂ© dĂ©poser une pile de documents par-dessus lundi matin.

Tu retournes Ă  ton bureau en rageant intĂ©rieurement. “Non mais, y’as tu moyen qu’on accorde nos violons franchement! Pas moyen de faire un pas en avant sans en faire deux en arriĂšre dans ce mautadit bureau
” te dis-tu Ă  toi-mĂȘme.   




Tu vois oĂč je veux en venir?

Ces scĂ©narios, oĂč les tĂąches se font en double ou, au contraire “tombent entre les craques du divan” et ne sont pas attribuĂ©es, oĂč les Ă©chĂ©anciers ne sont pas respectĂ©s et oĂč chacun Ă©coute les consignes dans l’ignorance totale du plan de travail global, hĂ© bien ces scĂ©narios sont condamnĂ©s Ă  se produire et Ă  se rĂ©pĂ©ter dans les milieux oĂč les tĂąches ne sont pas adĂ©quatement planifiĂ©es et oĂč le travail est mal encadrĂ©.   

C’est irrĂ©aliste de s’attendre Ă  atteindre un rendement optimal dans une Ă©quipe oĂč il n’y a aucun outil efficace mis en place pour la planification, la communication et le suivi du travail.

La bonne nouvelle est qu’il existe une façon trĂšs simple de rĂ©gler ce cauchemar de bureau et travailler plus intelligemment: utiliser les bons outils.

On a la chance incroyable d’avoir accĂšs gratuitement (ou Ă  des prix trĂšs abordables) Ă  une multitude de logiciels et d’applications qui ont pour objectif de nous faciliter la vie et nous aider Ă  ĂȘtre plus productifs, tant dans notre travail individuel que dans les projets collaboratifs.

L’importance d’utiliser les bons outils est un sujet abordĂ© dans le livre Double ta valeur: accomplis plus, travaille moins et nous allons donc prĂ©senter quelques-unes de ces applications plus en dĂ©tail dans cet article. Que ce soit pour la communication, la gestion des tĂąches, l’organisation du travail ou le travail collaboratif, ces outils sont des solutions polyvalentes convenant tant aux travailleurs autonomes qu’aux petites, moyennes et plus grosses entreprises.

Asana

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Asana est sans doute l’une des applications de collaboration les plus populaires, et ce n’est pas un hasard. Il s’agit d’un outil particuliĂšrement polyvalent qui convient Ă  la majoritĂ© des Ă©quipes, petites ou grandes.
C’est une application particuliĂšrement efficace pour la gestion de tĂąche d’une Ă©quipe de travail.  
Par contre, il ne s’agit pas tout à fait d’un outil de gestion de projet puisque plusieurs fonctions incontournables sont absentes de la plateforme comme les diagrammes de Gantt ou encore le suivi du temps.

Toutefois, les intĂ©grations disponibles font en sorte qu’on peut lier Asana Ă  une impressionnante quantitĂ© d’applications tierces, comme Instagantt, Harvest, Time doctor, Zendesk, Evernote, Slack et plusieurs autres.

De plus, il s’agit de l’une des applications de ce genre offrant la version gratuite la plus complĂšte; elle permet Ă  jusqu’à 15 coĂ©quipiers de crĂ©er des tĂąches et sous-tĂąches, des projets, des discussions et d’utiliser les intĂ©grations de façon illimitĂ©e.

Bref, Asana est beaucoup plus qu’une simple application de liste de tñches, mais bien un outil puissant et flexible de collaboration et suivi du travail qu’on peut facilement adapter selon nos besoins.

Disponible sur: Android, iOS, web-app, intégration Gmail et extension Chrome.

Langues disponibles: français, anglais et allemand.

Points forts 

  • Poly​valente et personnalisable
  • TrĂšs grand nombre d’intĂ©grations disponibles pour lier Asana Ă  nos autres applications
  • TrĂšs abordable 

Points faibles

  • Pas d’application de bureau (Windows ou Mac)
  • minus-circleOn doit choisir entre la vue liste ou tableau pour chaque projet, pas de possibilitĂ© d’alterner

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium (9,99$/membre/mois)
  • Entreprise (sur mesure) 

​Voir les dĂ©tails des forfaits 

Todoist

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ToDoist est d’abord et avant tout une application de gestion de listes de tĂąches, mais elle a la particularitĂ© de pouvoir ĂȘtre utilisĂ©e aussi bien par une personne seule que par une petite Ă©quipe de travail. Sa flexibilitĂ© et ses fonctionnalitĂ©s font en sorte qu’on peut Ă©galement la considĂ©rer comme un outil de collaboration efficace.

Elle est trÚs intuitive, facile à utiliser et la version gratuite répond trÚs bien aux besoins de base. Les versions premium et business offrent des options supplémentaires trÚs intéressantes à un tarif avantageux.

L’une des caractĂ©ristiques les plus surprenantes de ToDoist est sa disponibilitĂ© sur plus de 10 plateformes, ce qui fait en sorte qu’on peut y accĂ©der Ă  peu prĂšs n’importe oĂč et sur n’importe quel appareil.

Elle est compatible avec un grand nombre d’applications de productivitĂ© et peut ĂȘtre intĂ©grĂ©e, entre autres, Ă  PomoDoneApp, TimeCamp, Google Agenda, et Momentum  (voir toutes les intĂ©grations) en plus d’ĂȘtre compatible avec Zapier, IFTTT et plusieurs autres applications d’automatisation.

Mentionnons Ă©galement que les dĂ©veloppeurs de ToDoist ont lancĂ© en 2017 une application de communication nommĂ©e Twist (semblable Ă  Slack) qui facilite grandement les discussions d’équipe et permet d’ajouter des tĂąches sur ToDoist Ă  partir des conversations.

Disponible sur: Android (tĂ©lĂ©phone, tablette et Android Wear) iOS (iPhone, iPad et Apple Watch), Windows​​​​​ 10, Windows 10 mobile, web-app, intĂ©gration Gmail, Outlook, Thunderbird et extension Chrome. 
Langues disponibles: anglais, français, chinois, espagnol, portugais, allemand, russe et dix autres langues.

Points forts 

  • Disponible sur un trĂšs grand nombre de plateformes
  • PossibilitĂ© d’attribuer des prioritĂ©s aux tĂąches
  • Planification intuitive des tĂąches
  • Synchronisation bidirectionnelle et instantanĂ©e avec Google Agenda
  • Intuitif et facile d’utilisation
  • TrĂšs abordable 

Points faibles

  • La communication entre collaborateurs est limitĂ©e aux commentaires sur les tĂąches
  • Peu d’options pour le suivi du travail et la gestion de projets

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium pour les particuliers (38,99$/annĂ©e)
  • Business (38,99$/utilisateur/an)

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Trello

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Trello est une application qui est basĂ©e sur la crĂ©ation de tableaux utilisĂ©s dans la mĂ©thode kanban. Il s’agit d’une mĂ©thode de travail trĂšs visuelle qui offre une grande flexibilitĂ©.

L’application nous permet d’utiliser les tableaux autant pour planifier les tĂąches et en effectuer le suivi que faire un brainstorm et partager ses idĂ©es.

Trello a Ă©tĂ© optimisĂ©e pour faciliter la collaboration et est trĂšs simple Ă  utiliser; il s’agit principalement de crĂ©er des listes contenant des cartes qu’on peut “glisser-dĂ©poser” dans une colonne ou encore d’une colonne Ă  l’autre.

Elle est donc une application trĂšs performante pour utiliser la mĂ©thode kanban, mais n’offre pas vraiment d’options plus avancĂ©es pour la gestion de projets, le suivi du temps ou la discussion en Ă©quipe.

Toutefois, il est possible de lier Trello Ă  d’autres applications de productivitĂ© selon nos besoins grĂące aux intĂ©grations.

Bref, Trello est Ă  la fois une app trĂšs polyvalente et trĂšs restrictive qui peut convenir parfaitement Ă  une Ă©quipe de travail et manquer cruellement d’options pour une autre. Le mieux est de l’essayer!

Disponible sur: ​Web app, Windows, Mac, Android, iOS

Langues disponibles: français, anglais, portugais, espagnol, allemand, italien et 15 autres langues.

​

Points forts

  • Plateforme conviviale et facile Ă  utiliser 
  • TrĂšs visuelle 
  • Permet de nombreuses intĂ©grations avec d’autres applications

Points faibles

  • Les discussions d’équipe sont limitĂ©es Ă  des commentaires sur les « cartes »
  • Peu d’options de gestion de projets (pas de vue calendrier, de suivi du temps ou de diagramme de Gantt)

Forfaits disponibles

  • Gratuit (de base)
  • Business Class (9,99$/utilisateur/mois)
  • Enterprise (20,83$/utilisateur/mois)

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Meistertask

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MeisterTask est un outil de gestion de tùches et de collaboration utilisant la méthode Kanban.

Les diffĂ©rents forfaits proposĂ©s permettent d’utiliser la plupart des fonctions de l’application gratuitement et d’accĂ©der Ă  des options de gestion trĂšs intĂ©ressantes avec les versions payantes, comme des automatisations de workflow, des rapports/statistiques, la possibilitĂ© de faire un suivi du temps et de dĂ©terminer les rĂŽles et permissions de l’équipe de travail.

Toutefois, ce qui rend MeisterTask vĂ©ritablement unique, c’est la possibilitĂ© de la synchroniser avec MindMeister, une application de cartes mentales conçue par les mĂȘmes dĂ©veloppeurs.

De cette façon, il est possible de combiner le mindmapping et les tableaux collaboratifs en crĂ©ant et attribuant des tĂąches Ă  mĂȘme les points de la carte mentale.

MeisterTask propose également plusieurs autres intégrations avec quelques-unes des applications de productivité les plus populaires et est compatible avec Zapier et IFTTT.

Disponible sur: Android, iOS, Windows, Mac

Langues disponibles: français, anglais, allemand, espagnol, portugais et huit autres langues.

Points forts

  • Compatible avec MindMeister pour crĂ©er des tĂąches Ă  partir de cartes mentales
  • PossibilitĂ© de suivre le temps travaillĂ©
  • plus-circlePlusieurs intĂ©grations disponibles
  • plus-circleInterface simple et conviviale

Points faibles

  • Pas de vue calendrier disponible dans la version de base
  • Peu d’options de communication entre les membres de l’équipe

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit) 
  • Pro (8,25$/utilisateur/mois)
  • Business (20,75$/utilisateur/mois)
  • check-circleEntreprise (sur mesure)

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Wrike

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Wrike est une app située à mi-chemin entre un logiciel de gestion de projet et une application collaborative de gestion de listes de tùches.

Il s’agit d’une solution adaptĂ©e pour rĂ©pondre aux besoins de toutes les Ă©quipes de travail, petites et grandes.
Le tableau de bord est simple Ă  opĂ©rer et n’est pas sans rappeler celui d’Asana dans la disposition des Ă©lĂ©ments. Toutefois, la version gratuite de Wrike est bien pĂąle en comparaison.  
LĂ  oĂč Wrike devient une application vraiment intĂ©ressante, c’est lorsqu’on utilise l’une des versions payantes. Elles donnent accĂšs Ă  des fonctionnalitĂ©s trĂšs intĂ©ressantes, comme un calendrier, un diagramme de Gantt, des rapports et graphiques d’analyse de performance,  une fonctionnalitĂ© de relecture et d’approbation, le suivi des heures de travail, une extension Adobe Creative Cloud et le partage de jusqu’à 15GO de vidĂ©os tĂ©lĂ©chargĂ©s par mois. Ces fonctionnalitĂ©s sont disponibles Ă  mĂȘme la plateforme de Wrike, sans avoir Ă  passer par la synchronisation d’applications tierces (comme c’est le cas avec Asana). La formation des employĂ©s pour l’utilisation de la plateforme est donc trĂšs simple et rapide.  
En somme, il s’agit d’un choix trĂšs intĂ©ressant pour les plus grandes Ă©quipes et les gestionnaires dĂ©sirant effectuer un suivi du travail rigoureux et personnalisĂ©.
Il ne s’agit pas de la plateforme la plus complĂšte ou performante sur le marchĂ©, mais elle offre une solution robuste et polyvalente qu’on peut facilement adapter Ă  nos besoins.
Disponible sur: Android, iOS, extension chrome, intégration Gmail et Outlook 
Langues disponibles: français, anglais, espagnol, allemand, italien et 6 autres langues.

Points forts

Points faibles

  • Version de base trĂšs restrictive (pas de vue calendrier, de sous-tĂąches ou de tableau de bord)
  • Moins intuitive que ses compĂ©titeurs

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit)
  • Professionnel (9,80$/utilisateur/mois)
  • Business (24,80$/utilisateur/mois)
  • Marketing (34,60$/utilisateur/mois)
  • Entreprise (sur mesure)

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En résumé

Une mauvaise organisation dans la gestion des tùches et des projets peut mener à des résultats chaotiques qui sont catastrophiques pour notre productivité.

Que l’on travaille seul ou en Ă©quipe, il est donc primordial d’utiliser les outils Ă  notre disposition Ă  leur plein potentiel. Heureusement pour nous, il existe dĂ©sormais sur le marchĂ© une panoplie d’applications et de logiciels trĂšs performants pour nous permettre de gĂ©rer nos tĂąches efficacement et de faciliter la collaboration. Ces outils sont tous uniques et offrent diffĂ©rents avantages rĂ©pondant aux diffĂ©rents besoins.

Il est donc trĂšs important de dĂ©terminer les besoins de l’équipe de travail avant d’arrĂȘter son choix sur une application particuliĂšre. Puisque la majoritĂ© des applications offrent des versions gratuites ou des essais gratuits, il vaut mieux expĂ©rimenter un peu avant de prendre une dĂ©cision.

Asana, ToDoist, Trello, MeisterTask et Wrike sont cinq applications trĂšs performantes, flexibles, faciles Ă  utiliser et abordables. Selon les forfaits choisis, elles peuvent rĂ©pondre parfaitement Ă  tous les besoins, que ce soit ceux d’un individu seul dĂ©sirant mieux s’organiser, d’une petite Ă©quipe de travail ou d’un bureau regroupant des dizaines de collĂšgues.

Pour bien choisir l’application Ă  utiliser et prendre une dĂ©cision Ă©clairĂ©e, commencez par vous poser les questions suivantes:

  • Combien de personnes utiliseront cette plateforme ?
  • Quel est le budget de l’entreprise pour un logiciel / une application de gestion du travail ?
  • Quelles sont les applications que nous utilisons prĂ©sentement ? (suivi des heures, courriels, service Ă  la clientĂšle, collaboration sur les documents, communication d’équipe, etc.)
  • PrĂ©voyons-nous bientĂŽt faire une mise Ă  jour des applications utilisĂ©es prĂ©sentement ou changer nos mĂ©thodes de travail?
  • Utilisons-nous prĂ©sentement un service de sauvegarde sur le cloud? (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.)

Si, Ă  la lumiĂšre des rĂ©ponses Ă  ces questions, vous rĂ©alisez que vous avez besoin d’une plateforme diffĂ©rente, plus robuste ou offrant plus d’options que celles prĂ©sentĂ©es dans cet article, je vous invite Ă  jeter un coup d’oeil aux applications suivantes:

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